Weddingplaner – wieso, weshalb, warum?

Unterstützung bei der Hochzeitsplanung gesucht? Was und wie arbeitet ein Hochzeitsplaner? Das ist eine interessante Frage, und die Antworten sind so verschieden wie die Brautpaare selbst, sagt Renate Pitschman, Wedding Planerin aus Leidenschaft. Wir haben Frau Pitschmann gebeten uns ein wenig aus dem Alltag eines Hochzeitsplaners zu erzählen. 

Der Rahmen jeder Hochzeit findet sich immer wieder, so Frau Pitschmann. Drei Dinge gilt es von Anfang an festzulegen, um das Projekt Hochzeit im gesetzten Budgetrahmen erfolgreich zum Abschluss Abschluss zu bringen und diesen einen besonderen Tag unvergesslich zu machen. Im Folgenden erzählt Renate Pitschmann von Sekt oder Selters mehr von ihrer Arbeit:

Die drei Eckdaten für die Traumhochzeit stehen stets am Anfang einer langen und schönen Vorbereitung:

• das Datum wird ausgesucht
• die Personenanzahl wird festgelegt
• das Budget in etwa bestimmt.

Und dann kommt der interessante Teil eines jeden Festes: Worauf legt das Brautpaar wert, was ist ihm wichtig am Festtag und bei dem Miteinander der Gäste? Soll es einen roten Faden geben oder ein bestimmtes Motiv, wird es traditionell oder total unkonventionell? Der Möglichkeiten gibt es unendlich viele!

Meine Aufgabe ist es, alles nach den Wünschen des Brautpaares zu organisieren und dazu – ganz wichtig – das Budget im Auge zu behalten. Am Festtag muß dann alles zusammenpassen, damit das Brautpaar nur genießen und mit allen Gästen entspannt feiern können.

Das hört sich ganz einfach an, ist es aber nicht. Die Recherchezeit für die passenden Dienstleister zur angedachten Feier sowie alle Absprachen zum Termin, Ablauf und Preis sind das A und O meiner Arbeit.

Eine Traumhochzeit empfindet jedes Brautpaar anders. In meinen Hochzeit-Shootings stelle ich zweimal im Jahr Ideen und ihre Verwirklichung vor. Manchmal ist es eine Kleinigkeit, die alles komplett und rund erscheinen läßt.

Ideen finde ich in Gesprächen mit den Brautpaaren, auf Messen, auf denen ich mit einem Stand vertreten bin, und natürlich auf Messen, die ich als Gast besuche. So versuche ich einmal pro Jahr eine Hochzeitsmesse in den USA zu besuchen. Die Trends, die ich dort finde kann ich dann hier umsetzen. Das betrifft z.B. die Deko ebenso wie die Tortengestaltung, den Floristen oder die Kleidung des Brautpaares oder ganz neue Ideen, wie ein selbst kreiertes Parfüm für den großen Tag.

Jede Hochzeit ist einmalig und etwas Besonderes.

Aktuelle Hochzeitstrends

… ändern sich alle paar Jahre. Im Moment sind Motto Hochzeiten sehr gefragt. Das geht von Country- und Western-Hochzeiten über Strandhochzeiten oder Hochzeiten im 20-ger Jahre Stil bis zu Hochzeiten in einer angelegten Arena.

Die Konditoren sind sehr gefragt und kreativ, ebenso die Kleidungsausstatter.  Es gibt auch traditionelle Hochzeiten im Schloß, im Garten, in einem passenden Restaurant. Aber immer perfekt zum Thema.

Step by Step Planung der Hochzeit

Hier nun kurz eine Beschreibung von der Beauftragung eines Hochzeitsplaners bis zum großen Tag des Festes.

• Das Brautpaar sucht im Internet – in der Regel regional – nach Hochzeitsplanern und meldet sich oder wir treffen uns auf Messen und kommen ins Gespräch.
• Der erste vereinbarte Termin ist sehr aufregend: alle Informationen, Wünsche und Abläufe müssen aufgenommen werden, das kann gut bis zu 3 Stunden dauern.
• Welche Programmpunkte, Dienstleister sind bereits gefunden bzw. werden von der Familie oder Freunden übernommen. Wo kann ich als Hochzeitsplaner einsteigen.
• Beim 2. Gespräch bereits habe ich konkrete Vorschläge aus meinem Netzwerk: Location, Papeterie, Musik, Kleidung, Fotograf, Konditor, Florist, Make up, Hotel, Fahrzeug, Gastgeschenke, Programmpunkte usw..
• Ein Mood Board ist erstellt mit ersten konkreten Bildern und eine Excel Tabelle für die Budgetplanung.
• Dann kommt die Qual der Wahl für die Brautpaare: was ist wichtig und was nicht.
• Danach erfolgt die konkrete Recherche nach den Dienstleistern für dieses Brautpaar. Termine und Preise werden von mir abgefragt und verhandelt.
• Bei allen meinen Tätigkeiten ist das Brautpaar immer per Mail auf dem neuesten Stand.  Sollten sich Änderungen oder Wünsche ergeben, kann ich sofort reagieren.
• Die ersten Besichtigungen, Verkostungen werden vereinbart. Sehr aufregend!
• Dann werden Verträge abgeschlossen für den großen Tag. Der Rahmen steht fest.
• Und nun die „Kleinigkeiten“: Abläufe durchsprechen, Pausen möglichst vermeiden, aber nicht einen zu vollen Tag präsentieren – es muß auch  Zeit für Gespräche sein. Haben auch die lieben Kleinen Spaß, können die Eltern entspannen? Ist die Sitzordnung gut erarbeitet, damit alle Gäste gute Gespräche  führen können? Hat das Buffet auch vegetarische/vegane Komponenten bzw. haben wir an alle Allergien gedacht?
• Einen Ablaufplan für alle sichtbar aufbauen: Fotosession, Sektempfang, Buffeteröffnung, Anschnitt Hochzeitstorte, Hochzeitstanz,  Feuerwerk, Partytime.
• Eventuell der Einsatz vom Hochzeitsplaner am Festtag für einen reibungslosen Ablauf.